为了进一步加强对共青团云南大学委员会（以下简称“校团委”）会议室的外借管理，提升共青团云南大学委员会办公室（以下简称“校团委办公室”）的服务质量，创建规范有序的会议室外借办公环境，更好地为各学生组织服务，特制作本承诺书。望各职能部门、学生组织及学院能够积极支持并按承诺书要求做到以下几点：

一、外借标准

1.云南大学各职能部门、学院、社团、学生组织等单位均可按规定申请使用校团委会议室。

2.申请单位需如实登记借用会议室的用途，不得用于组织聚会等非办公用途的活动以及其他违反《普通高等学校学生管理规定》的活动。

二、外借程序

1.各单位在签署本承诺书后方有权向校团委申请借用会议室。

2. 借用单位需在使用会议室前1-2天前往校团委办公室312办理相关手续，同时与会场会务中心当天值班人员说明申请使用会议室的具体情况。具体出借程序见附件1。

3.借用者在特殊情况下（如由校团委老师直接批准使用）申请会议室时，须向值班同学出示凭证。

三、使用过程规定及惩处办法

(一)、使用过程规定

1.凡借用会议室的各职能部门、学院、社团、学生组织，必须依照附件1进行申请审批。

2.即日起，134报告厅设备由且仅由校团委办公室人员进行开关处理，未经允许不得私自开关设备及改变设备连接。

3. 借用单位在会议室使用完毕后须整理打扫场地，并联系会场会务中心人员检查会议室使用后情况，如有特殊情况（如时间太晚等）请及时联系会场中心人员说明情况。

4.如发现问题请请及时反映情况，避免追责错误；未经许可私自使用会议室，一经发现校团委办公室有权立即终止其对会议室的使用并向其分管老师通报。

(二)、惩处办法

1．会场会务中心将依据各借用单位申请、使用、归还会议室情况以及办公文明程度等各项指标对不遵守规定的部门进行惩处：

出现以上情况一次，取消该部门当日起为期十五天的会议室申请使用权利；出现两次及两次以上情况，取消该部门当日起为期一个月的会议室申请使用权利，并进行公示备案。

2．若出现严重违规情况，将对该部门提出严重警告公示并且取消校团委会议室借用权。

四、借用会议室文明

1.借用单位应该坚持文明办公的礼仪，理解并尊重办公人员提供的服务，文明磋商，礼貌办公。

2.借用单位有权监督值班人员，发现使用不文明用语等违纪行为向校团委办公室举报，办公室经过调查后需在三个工作日内回复。

五、本规定解释权由校团委办公室所有，自印发之日起开始实施，请各部门、组织认真阅读。

望各部门、组织予以支持和遵守！

承诺组织：

承 诺 人：

共青团员大学委员会办公室

2018年9月25日

附件1：

134报告厅使用申请流程

1.申请审批表区别：

学生团体组织的学生活动统一使用《云南大学团委报告会、研讨会、论坛、晚会审批表》;凡涉及非学生团体主办的讲座、报告会、研讨会、讲座、论坛（如:华为全国巡回公益讲座、《金珠玛米》校园路演活动、海天考研宣讲会等活动）,统一使用《云南大学报告会、研讨会、讲座、论坛审批表》，此类活动还要求前往党委宣传部进行审批，请提前做好准备。

注：审批表由使用单位自行打印，审批表见附件2、3.

2.押金收纳制度：

凡非校团委职能部门申请借用134报告厅，均要缴纳200元押金，凡按照承诺书规定使用部门，押金均原额退还，如因使用者不遵从规定而导致多媒体设备损坏或发生故障，将根据实际情况扣除押金，押金将交由校团委办公室资产管理中心，每月月底公示。

216、311会议室使用申请方法

注：使用单位使用后必须保证会场干净整洁，若使用时涉及移动会议室桌椅，必须回复原状，否则将依据《共青团云南大学委员会会议室外借承诺书》中相关惩处办法进行处理。

共青团云南大学委员会办公室

2018年9月24日

附件2：

云南大学团委报告会、研讨会论坛、晚会审批表

说明：1.本表参照《云南大学关于进一步加强报告会、研讨会、讲座和论坛管理的通知》制定， 严格按照“谁主办、谁负责；谁审批、谁监督”的原则，对场地、人员、内容等各个环节严格把控。2.本表一式两份，申请组织、职能部门各存一份。3.为保证学生会堂134报告厅设备安全，在没有校团委办公室同学在场的情况下，请切勿私自开关、连接、操作报告厅线路及设备，一经发现进行备案并立即上报；若报告厅使用过程中因无规操作导致设备损坏，校团委将予以追责。4.申请人即为活动第一负责人。5.申请组织分管老师意见签字处，需申请组织分管老师签字。

附件3：

云南大学报告会、研讨会、讲座、论坛审批表

说明：1、本表根据《云南大学关于进一步加强报告会、研讨会、讲座和论坛管理的通知》制定， 严格按照“谁主办、谁负责；谁审批、谁监督”的原则，切实落实报告会、研讨会、讲座、论坛一会一报制，由学校党委统一管理，分管领导及主办单位、职能部门归口管理，对场地、人员、内容等各个环节严格把关。2、本表一式三份，主办单位、审查单位、备案单位各存一份。